Mails er et uundværligt redskab på rigtig mange arbejdspladser, men de elektroniske beskeder kan også være et forstyrrende element i hverdagen.

Hver gang en lille boks i hjørnet af skærmen gør dig opmærksom på, at du har fået en ny mail, bliver du forstyrret i dit arbejde. Og når læste, ulæste, vigtige og ligegyldige mails flyder sammen i den samme indbakke, kan det være svært at bevare overblikket og en følelse af, at man har styr på sine ting og arbejdsopgaver.

- Det store problem er, at vi bruger mailindbakken som en opgaveliste. Du mister overblikket, for der er ikke noget, der er prioriteret, og du kan ikke se, hvad der er det vigtigste, siger Søren F. Jørgensen.

Han er cheftræner og ejer af firmaet WedoIT og har undervist masser af danskere i, hvordan de strukturerer deres mails.
Det koster os enormt meget tid, for vi kommer til at kigge på den samme mail og i mailindbakken generelt mange gange i løbet af en dag uden at få behandlet noget, siger han.

Han kommer her med få gode råd til, hvordan du håndterer dine mails effektivt.

Check kun din mail tre gange om dagen

Det første punkt handler om at tage styringen. Det gør man helt konkret ved at slå den funktion fra, der gør, at man får besked på skærmen eller med en lyd, hver gang en ny mail tikker ind.

- Det er dig, der skal styre, hvornår du vil læse mails, det skal ikke være den anden vej rundt, siger Søren F. Jørgensen.

Undersøgelser viser, at det tager mellem fem og ti minutter, fra man registrerer, at der er kommet en mail, til man når tilbage til det samme koncentrationsniveau, man havde opbygget, inden den kom.

- De fleste bliver overrasket over, hvor meget de faktisk kan nå, hvis de arbejder uden forstyrrelser i halvanden time, siger han.
Han anbefaler, at man beslutter sig for, at man for eksempel tjekker sin mail tre gange om dagen. Om morgenen, før frokost og så igen, inden man går hjem. Hver gang man åbner indbakken, skal man til gengæld være effektiv og handlekraftig.

Første hug

Andet punkt handler om, at man skal klare alle mails i første hug. Ikke noget med at åbne en mail, registrere den og så ellers vente med at tage stilling til dem. På den måde samler mails sig i bunker, som kun bliver sværere og sværere at overskue.

- Det er meget simpelt. Enten sletter man mailen, svarer på den, arkiverer den i en mappe eller opretter den som en opgave. Men uanset hvad man gør, skal man gøre det første gang, man bruger tid på mailen, siger Søren F. Jørgensen.

Her er 3 nyttige handlinger:

1. Hvis mailen ikke kræver, du handler eller svarer på den, kan du enten slette den med det samme eller arkivere den i en undermappe, så du har den som dokumentation.

2. Hvis mailen ikke er dig, så videresend den med den samme.

3. Hvis mailen kræver, at du svarer på den, er der to muligheder:

- Enten svarer du på den med det samme, eller også opretter du den som en opgave, ved at sætte en påmindelse på mailen og gerne med en A-B-C-D-kategori, siger Søren F. Jørgensen.

2 minutters reglen

2 minutters reglen betyder, at hvis du kan behandle mailen på under 2 minutter, så gør det med det samme.

- Hvis du skønner det vil tage mere end 2 minutter, så opret mailen som en opgave ved at vælge en brugerdefineret påmindelse. Anført en forfaldsdato samt hvornår du på have en påmindelse om, at du skal gå i gang med opgaven. Hvis du fx får en mail, du først skal tage stilling til om tre uger, sætter du datoen til om tre uger, og så slipper du for at tænke på den indtil.

- Hvis du så samtidig anvende en A-B-C-D kategori, har du altid en prioriteret liste med opgaver.

Ved at benytte overstående 3 gode råd, så spilder man ikke kræfter på den samme mail flere gange. Derudover kan man med ro i maven vide, at man ikke glemmer mailen, for den dukker op igen som en opgave, når den kræver, du handler på den.

- Hvis man godt kan lide at have en blok med opgaver, kan man både oprette den i sit mailsystem og skrive den ned på sin blok. Det vigtige er, at man ved, man har styr på den. Målet er, at indbakken hele tiden skal være i nul, siger Søren F. Jørgensen.

WedoIT udbyder kurserne Skab overblik i indbakken og Planlæg din tid.